知识管理（如何做好知识管理）

做项目，理所应当要做好项目总结，包括阶段总结和结项总结，从知识管理的视角看，更应该如此，以免相关知识随着项目结束和人员离场而无法及时总结和积累。

基于知识管理的成熟方法，并结合我过往的知识管理实践，梳理了三大方法并比较了优缺点，介绍给前沿的朋友们，希望对大家的项目总结和知识管理（Knowledge Management,简称为KM）工作有所启发。

方法1 系统整合法

系统整合法，也可以称为试点-机会牵引-铺开法，出自尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆合著的《知识管理：为业务绩效赋能》一书。

该方法成功在华为公司得到了实施，促进了华为知识管理水平的提升，为过去10年来华为业务快速发展提供了有力支撑。

1） 5个步骤

该方法包含5个步骤，每个步骤各包含一些要点，详细如下：

步骤1

战略

主要包括决定战略原则、确定业务动因、确定KM愿景和商定KM范围等内容。

步骤2

规划

主要包括知识资产审计、确定管理框架和制定实施计划等工作内容。

步骤3

测试和试点

主要包括建立拥护者网络、选择KM试点和交付KM试点等具体环节

步骤4

铺开阶段

主要包括铺开知识管理、建立管理指标、建立报告系统和处理拦路虎等具体工作环节。

步骤5

运行阶段

主要包括KM闭环管理、KM团队管理和更新与升级等工作内容。

2） 应用策略

用试点法开发KM框架，并用机会牵引法取得短期胜利，一旦证明KM框架是健全的，采用铺开推进。

3） 优缺点

优点：敏捷、全面、系统、适合于组织级应用

缺点：操作难度大，需要开发出框架，再试点推广，周期长（一年）方法难度大，需 要赋能，并组建专门的部门

方法2 经验萃取法

这个方法是将大量存在与个体头脑中的隐性的、不能测量的、碎片化的认知，通过提炼，转变为能验证、能复制的、严谨记录后可以为大众说传播的结构化知识。以下内容，我引用了项目管理培训师朱致静老师的项目管理经验萃取法，在此表示感谢。

1）指导原则：以萃自己定主题、以萃他人作参照、以萃团队为保障、外取理论定标准。

2）核心思路：拆解问题，解决问题，萃取方案，输出成果。

3）实施步骤：

STEP1识矿

循着经历看经验

包括选择要萃取的项目，制定经验萃取计划、发现和捕获最佳实践、发布项目管理规范和应用项目管理规范等环节。

STEP2选矿

循着经验看主题

这部分分为两个维度，企业维度和个人维度来看主题。

（1）企业维度

参考DACUM工作分析法，可以把企业如何选项目管理萃取主题分为9个环节依次为寻找项目管理人才、分析项目管理现状、梳理项目管理流程、分解工作任务、确定绩效标准、判断典型挑战、寻找最佳实践、建立萃取框架和确定萃取主题。

（2）个人维度

个人如何定项目管理萃取主题，可以分为4个环节，依次为回顾项目经历、确认场景、判断价值和确定主题。核心思路是：在什么条件/范围内，解决了什么问题，达到了什么目的。

STEP3找矿

循着主题萃内容

经验，一般可以分为内萃型经验（隐形）和外取型（显性）经验。我们需要依据一定的思路利用一些思维导图工具（如Xmind、MindManager、MindMaster和WPS导图等主流工具），来进行萃取、合成。主要是思路如下

（1）发散扩展，打开思路

（2）依据定位，筛选内容

（3）结构思考，分类归纳

（4）纵深关联，细化演绎

STEP4炼矿

循着内容成标准

炼矿是个重点过程，考验萃取人的能力和水平，根据输出的阶段成果，可以分为5个级别

级别1：炼出铁矿

萃取者利用软件工具（如mindmanager、iside/美化大师或其他工具）对视频资料、音频资料、图片资料、文档表格和案例资料进行提炼，变成铁矿。

级别2：炼出铜矿

在价值观的引导下，萃取人审视经过整理提炼后的资料和数据，用于表达客观倾向于事实的为信息；主观、个性化的立场表述为观点。

级别3：炼出银矿

在认可信息和观点的前提下，落地执行。分为言传身教类的方法，可以复制和拿来就用的工具，比如流程、量表、口诀、话术和模板等。

级别4：炼出金矿

进一步提炼，提出符合底层逻辑、长期主义的思维模型，比如基业长青框架、PMI人才三角的模型等。

级别5：炼出24K金

进一步提炼，提出类似于泰勒的科学管理原理、PMI的PMPIACP/PgMP/PfMP/PBA卡耐基梅隆大学的CMMI、英国商务部的PRINCE2和IPMA的IPMP的理论/系统。

STEP5加工

循着标准定方案

萃取的本质是解决问题，萃取者需要拆解问题，把大问题变成更细致的问题，把细节量化，标准化，成果导向。具体来说，就是要通过经验萃取拥有问题的解决方案，把解决能力的步骤标准化，变成清单，在整个团队内复制,是成果的扩大化。企业视角看，就是要：

编出手册（包括项目管理规范手册、项目管理教学手册等）；

做出课程（包括项目管理短课，项目管理微课等）；

形成案例（包括项目管理案例集、项目管理百问百答宝典等）；

制成资料（包括研究论文、申报材料等）。

4）优缺点：

优点：经验复用性强，适合组织级应用。

缺点：方法相对复杂，需要专门赋能

方法3 事后回顾法

事后回顾法，也可称为事后回顾AAR法，事后回顾AAR（After Action Review）最早是美国陆军所采用的一种知识管理方法。

针对士兵和部队在训练或战斗中，任务使命和执行任务时的绩效表现，提供事后的反馈信息。

事后回顾（AAR）中收集到的想法和方案，能够被即时地用于部队的后续训练之中。目前被越来越多的企业所采用。并且形成了有组织、有认证、有流程的知识管理方法。

1）3条原则

原则一：新鲜过去；原则二：简单结构；原则三：积极行动 ；

2）应用场景

主要应用于项目中间，比如事件的关键节点，如需求评审、ST转测等；重复事件的例行节点；问题触发(正向或负向事件均可)。

3）实施步骤

这个方法，相对比较简单，符合结构化的思考方式，一般是问5个问题。

问题1：原本期望是什么？问题2：实际情况是怎样的？问题3：什么原因导致实际与期望不同问题4：后续可以采取的措施？问题5：总结的经验和教训？好的做法？

4）优缺点

优点：方法简单，效果短平快，适合项目组内应用；

缺点：获得的经验教训，与场景强相关，复用性弱 ；

3种方法的比较

方案

方法说明

类型

优点

缺点

星级

方法1

试点-机会牵引-铺开法

敏捷型

敏捷、全面、系统、适合于企业级应用

1、方法难度大，需要赋能。2、操作难度大，需要开发出框架，再试点推广。3、周期长（1-3年）4、需要组建专门团队负责

★

方法2

经验萃取法

敏捷型

经验复用性强，适合部门级别（如PMO）应用

方法相对复杂，需要专门赋能

★★

方法3

事后回顾AAR

敏捷型

方法简单，效果短平快，适合项目层级应用

获得的经验教训，与场景强相关，复用性弱

★★★

优先级顺序为：方法3 ＞方法2 ＞方法1。

建议方案：先用方法3+方法2，后续用方法1。

PMO前沿《一杯咖啡谈项目》专栏

特约作者介绍：张永彬，PMP/PMI-ACP，项目管理专业硕士，某软件科技集团公司质量部总监；15+年消费电子和IT软件两大行业工程实践者，现代项目管理方法的践行者和推广者。